Ofis Yönetimi Modülü

işinizdeki verimliliği artırır

Ofis Yönetimi Modülü

düzenli ve kontrollü çalışmanızı sağlar

iWorkBetter

OFİS YÖNETİMİ

Ofis Yönetimi modülü, ofis içinde yapılmakta olan tüm temel işlerin düzenli ve kontrollü bir şekilde yönetilmesi amacıyla tasarlanmıştır. Birçok değişik ortamda manuel olarak tutulan bilgi ve kayıtların bir arada tutulmasını ve takip edilebilmesini sağlar. Entegre e-posta ve SMS sistemi sayesinde bilgilerin mekandan bağımsız olarak ve hızlı bir şekilde ofis dışında bulunan çalışanlar ile de paylaşılmasına olanak sağlar. Ofis Yönetimi yazılımı iş akışlarından doğan zaman kayıplarını önlerken, işletmelerin kurumsal hafızalarının oluşmasındaki en önemli parçadır.

iWorkBetter Ofis Yönetimi Modülü ile;

Şirket içi yazışmalarınızı görev atama sistemi ile yaparak iş verimliliğinizi arttırın.

 
Mac Reflection

iWorkBetter Ofis Yönetimi Modülü ile;

Tüm işlerinizi sistem içerisinde dinamik olarak oluşan takvim ile yönetebilirsiniz.

 
Mac Reflection

iWorkBetter Ofis Yönetimi Modülü ile;

Toplantılarınızı daha organize bir şekilde planlayıp detaylarını kaydedin.

 
Mac Reflection

iWorkBetter Ofis Yönetimi Modülü ile;

Sahadaki personellerinizin yaptıkları harcamaların sisteme girişini kolaylaştırın.

 
Mac Reflection

iWorkBetter Ofis Yönetimi Modülü ile;

Şirketinize gelen çağrıları modern bir yapı içerisinde daha efektif yönetin.

 
Mac Reflection

Ofis Yönetimi Programı ile yapılabilecekler

E-Posta ve Ajanda Yönetimi

İş için yaptığınız tüm e-posta yazışmalarını iWorkBetter'dan çıkmadan yapabilir, yaptığınız yazışmanın ilgili olduğu kayıt (firma, bağlantı, temas, proje ve servis) ile ilişkilendirmesini sağlayabilirsiniz. Gelen ve giden e-posta mesajları üzerinden görev atamaları yaparak, hiç bir önemli ayrıntının gözden kaçmadığı ideal bir iletişim yapısına sahip olursunuz.

Aynı durum Ajanda için de geçerli. Tüm randevu, toplantı, ziyaret, servis gibi ajanda kayıtlarınızı ilgili tüm kullanıcıların görebileceği bir ortama kaydederek, gerçek bir işbirliği ortamına sahip olursunuz.

Böylece tüm operasyonlarınızı yönetmek için kullandığınız iWorkBetter Web Tabanlı ERP platformunuzdan hiç ayrılmanız gerekmeyecek.

Görev Yönetimi

Görev Yönetimi, iWorkBetter iş yönetim platformunun getirdiği en önemli şirket içi kontrol mekanizmalarından biridir. Şirket faaliyetlerinizin her aşamasında tüm yönetici ve çalışanlarınızın birbirlerine görev atamalarını ve takip etmelerini sağlar. Böylece işlerin belli bir takip düzeni içinde yapılması sağlanır. Görev Yönetimi'nin etkin kullanımı sayesinde işlerin unutulması, gözden kaçması veya ihmal edilmesi engellenir.

Ofis Yönetimi kapsamında atanan görevler idari görevler olup, herhangi bir temas, proje veya servise bağlı olmaksızın atanabilirler. Serbest bir konu belirtilerek; önem kodu, görev açıklaması ve söz konusu görevin öngörülen çözüm tarihi ve süresi girilerek ilgili kullanıcıya görev ataması yapılır. Kullanıcılar takip etmek istedikleri işleri kendilerine özel görev olarak ta atayabilirler. Atanan görevler arzu edildiği ve gerektiği hallerde ilgili kullanıcılara SMS ve e-posta yoluyla da bildirilebilir.

Kullanıcılar çalışma ekranlarında otomatik olarak beliren görevleri kolayca takip edebilir, tamamladıkları görevler ile ilgili atayan kişiye bilgi verebilir veya duruma göre görevi reddedebilirler.

Atanan görevler ancak atayan kişi tarafından gerçek çözüm tarihi girilerek nihai olarak kapatılabilir. Yani görev atamasını yapan kişi görevin yerine getirildiğine ikna olana kadar, ilgili görev, atayan ve atanan kullanıcıların çalışma ekranlarında görünür.

Toplantı Yönetimi

Toplantı Yönetimi ile gerek şirket içi toplantılarınızı gerekse müşterileriniz veya iş ortaklarınızla yapacağınız toplantıları organize edebilir, düzenli bir şekilde takip edebilirsiniz. Toplantı esnasında önemli notları herhangi bir kağıda yazıp daha sonra düzenlemek yerine direk sistem içerisindeki toplantı notları alanına kayıt olarak girebilirsiniz. Daha sonra bu kayıtlar ve toplantı kararları alanından toplantı tutanağını bastırıp taraflara imzalatabilir, ayrıca kararlar üzerinden yine sistem içerisinde görevler oluşturabilirsiniz. Bu sayede hem toplantıların içerikleri anlık olarak sistemde yer almış olur, hem de hangi görevin hangi toplantı üzerinden geldiği ilişikli olacağı için o toplantıya ait kararlar üzerinde nelerin yapılıp yapılmadığı da kontrol edilebilir.

Herhangi bir toplantı planladığınızda aynı zamanda sistem içerisindeki ajandanıza da ilgili kayıtları atarak takviminizi güncel tutmuş olursunuz.

Masraf Yönetimi

Birçok işletmede ve özellikle şube, şantiye gibi çok lokasyonlu çalışan veya zamanının çoğunu sahada geçiren satış ve servis ekiplerine sahip işletmelerde harcamaların ve avans hesaplarının takibi önemli bir iş yükü yaratır. Yapılan harcamaların kayıt altına alınması çoğu zaman gecikmeli olarak yapılabiliyor. Hesapların tutması, harcama kalemlerinin durumunun izlenmesi, bütçe ve kar-zarar kontrollerinin gerçekçi olarak yapılabilmesi oldukça zordur.

Masraf Yönetimi, tüm bu zahmetli ve gecikmeli işlemlerin anında ve her yerden yapılmasını sağlayarak işletmenize büyük bir kolaylık ve hız sağlar. Avans hesaplarının durumunu anlık görebileceğiniz gibi hangi masraf kalemlerine ne miktarlarda harcamalar yapıldığını da izleyebilirsiniz.

Kullanıcıların bağlı olduğu yöneticiler, bu oluşan kayıtları onaylayabiliyorlar veya gerektiği hallerde reddedebiliyorlar. Belgeler muhasebeye fiziksel olarak ulaştığında, muhasebe yetkilisinin sisteme yeniden bir giriş yapmasına gerek kalmadan, sadece onaylanmış kayıtlar ile belgeleri karşılaştırarak ilgili masrafların faturaya dönüşmesini ve muhasebe kayıtlarına işlenmesini sağlaması yeterli oluyor.

Personel Giriş-Çıkış Takibi

Personellerin giriş-çıkış saatlerini ve tarihlerini sisteme kaydedebileceğiniz alan. Ayrıca tarih ya da personel bazında rapor çekip analiz yapabilirsiniz.

Demirbaş Zimmet Yönetimi

Şirketinizde bulunan demirbaşların hangi personellere verildiğinin takibini yapabileceğiniz alan. Ayrıca belli bir demirbaşın hangi zaman aralıklarında hangi personellere verilmiş olduğunun kaydını da tuttuğu için ihtiyaç hallerinde rapor olarak görebilirsiniz.

 

Çağrı Yönetimi

Ofiste bulunmayan yönetici ve çalışanlara gelen aramaları, not kağıtlarına yazmak veya sonradan kontrolu hemen hemen hiç mümkün olmayan e-posta yoluyla bildirmek yerine, modern bir yapı içinde herkesin çalışma ekranına göndermenizi sağlar. Buna ilave olarak acil durumlarda sahadaki kişilere gelen aramaları SMS ve e-posta yoluyla da bildirme imkanı verir.

Sahadaki kişiler internet bağlantısı kurduklarında veya ofise döndüklerinde cevaplanması gereken tüm çağrıları iWorkBetter ekranlarında hazır bulurlar. Tek yapmaları gereken, ilgili geri aramaları yapmak ve görüşme bilgilerini çağrı bazında kolayca sisteme girmektir.

Evrak Takibi

Artan iş hacimleri nedeniyle işletmeler gelen-giden evrak (fatura, sözleşme, kıymetli evrak, faks) ve kargoların (yurt içi veya dışı) takibinde problemler yaşayabiliyorlar. İlgili bölüm veya kişiye ulaşmayan faturalar, servise gitmesi gerekirken satış bölümüne gidip günlerce bekleyen kargolar artık sıkça karşılaşılan problemlerden.

Evrak Takibi yönetimi tüm bu karmaşaya son veriyor. Gelen ve giden tüm fatura, sözleşme, faks, kargo ve takibini yapmak istediğiniz her türlü diğer gönderilerin takibini modern bir yapı içinde ve hatasız bir şekilde yapma imkanı sağlıyor.


Böylece herhangi bir gönderinin, örneğin kargo ile gönderilen bir faturanın, tüm kayıt bilgileri ile taranmış kopyası ve hatta taranmış kargo fişini bir arada saklamak mümkün olabiliyor. Faturayı gönderdiğiniz firma ile olası bir anlaşmazlık yaşanması durumunda, çalışanlarınızın ilgili kaydı açarak karşı tarafa gerekli bilgileri vermesi ve bunları bir de faturanın ve kargo fişinin kopyası üzerinden kontrol ederek teyid etmesi saniyeler içinde gerçekleşebiliyor.

Ayrıca gelen evrak veya kargolar ile ilgili kayıt girildiğinde firma içindeki ilgili kişiye otomatik olarak e-posta ile bilgi gönderiliyor.

Çalışanlar ve yöneticiler; arzu ettikleri tarih aralığında, evrak tipi, gönderici firma, alıcı firma, taşıyıcı firma, gelen evrak, giden evrak bazında raporlar alarak gerekli kontrolları hızlı bir şekilde yapabiliyorlar.

Duyurular

Şirket içi çalışanlarınıza çeşitli zaman aralıklarında geçerli olacak duyurular yapabilirsiniz. Yeni çalışmaya başlayan bir personelin duyurulması, çalışanlardan birinin evlilik, terfi vb. bir nedenle kutlanması ya da şirket içinde alınmış olan bir kararın çalışanlara duyurulması gibi amaçlar için kullanılan duyurular modülü aynı zamanda sadece belirli personellerin görmesini arzu ettiğiniz durumlarda da size gereken esnekliği tanır.

Ziyaretçi Defteri

Ziyaretçi Defteri'nin kullanımı ile firmanıza gelen tüm ziyaretçilerin firma çalışanlarınızla yaptığı ziyaretlerin kayıtlarını düzenli bir şekilde tutabilir ve gerektiği durumlarda geriye dönük olarak tarih, firma, ziyarete gelen kişi, ziyaret edilen kişi ve ziyaret konuları hakkında ziyaret detaylarını inceleyebilirsiniz.

Ayrıca ziyaret öncesi ve sonrasında; ziyaret ile ilgili bilgileri e-posta ve SMS ile bildir, gerekmesi durumunda görev atamaları da yapabilirsiniz.

Malzeme Talep Yönetimi

Şirket içi kullanım için gereken malzeme taleplerini bu alandan iletebilirsiniz. Bu bölüm de bir onay mekanizamasına sahip olduğu için hangi tarihte hangi personel, hangi nedenle ne tür bir malzeme talebinde bulunmuş, bu talep kimin onayından geçerek hangi tarihte karşılanmış gibi bilgilerin hepsini kayıt altında tutarak gerekli durumlarda inceleyebilirsiniz.

Satınalma Talep Yönetimi

Stok malzemelerinin yönetilmesinde, belirlenmiş olan minimum seviyenin altına inen tanımlı malzemelerde ya da yeni bir projede ihtiyaç olan belli miktardaki stoklar sistemde otomatik olarak satınalma talebine dönüşebiliyor. Ancak bu senaryoların dışında da herhangi bir koşula bağlı olmadan serbest şekilde satınalma talebinde bulunabilmeyi bu modül ile gerçekleştirebilirsiniz.

Avans Talep Yönetimi

Personellerinizin avans talep ettiği, onaylanırsa hangi müşteri temasına ya da projeye ait ne kadarlık bir masraf yapılacağı bilgisini sisteme kaydedebildiğiniz alandır. Daha sonra yapılacak masraflar buradaki avans ile eşleştirilebilir, kalan tutarı yönetmeniz de daha kolay olur.

İzin Talep Yönetimi

Personellerinizin izin taleplerini yönettiğiniz alandır. Personellerin yıllık izin hakları sistemde kayıtlı olduğu için talebin onaylanması durumunda sistem yıllık izin haklarından düşebilir. Bunun dışında ücretsiz izin ya da hastalık izni gibi diğer izinleri de bu alandan yönetebilirsiniz. Gerekli durumlarda personel veya tarih bazında rapor alınarak izinlerin durumu genel olarak incelenebilir.

iWorkBetter Ofis Yönetimi Modülünde Bulunan Özellikler

  Çağrılar

  Görevler

  Masraflar

  Evrak Takibi

  Ajanda

  Duyurular

  Ziyaretçi Defteri

  Personel Giriş/Çıkış

  E-Posta

  Toplantılar

  Talepler

  Demirbaş Zimmet

iWorkBetter Ofis Yönetimi Modülü'nün fiyatı için